Wat zijn de zeven interne controleprocedures in de boekhouding?

Interne controles zijn beleidslijnen en procedures die zijn ingevoerd om de blijvende betrouwbaarheid van boekhoudsystemen te waarborgen. Nauwkeurigheid en betrouwbaarheid staan ​​voorop in de boekhoudwereld. Zonder nauwkeurige boekhoudkundige gegevens kunnen managers geen volledig geïnformeerde financiële beslissingen nemen en kunnen financiële rapporten fouten bevatten. Interne controleprocedures in de boekhouding kunnen worden onderverdeeld in zeven categorieën, elk ontworpen om fraude te voorkomen en fouten te identificeren voordat ze problemen worden.

Tip

De zeven interne controleprocedures zijn scheiding van taken, toegangscontroles, fysieke audits, gestandaardiseerde documentatie, proefbalansen, periodieke afstemmingen en goedkeuringsbevoegdheid.

Scheiding van verantwoordelijkheden

Scheiding van taken omvat het splitsen van de verantwoordelijkheid voor boekhouding, deposito's, rapportage en controle. De verdere taken worden gescheiden, hoe minder kans een enkele werknemer heeft om frauduleuze handelingen te plegen. Voor kleine bedrijven met slechts een paar boekhoudmedewerkers kan het delen van verantwoordelijkheden tussen twee of meer mensen of het vereisen van kritieke taken die door collega's moeten worden beoordeeld hetzelfde doel dienen.

Toegangscontrole boekhoudsysteem

Door de toegang tot verschillende delen van een boekhoudsysteem te beheren via wachtwoorden, vergrendelingen en elektronische toegangslogboeken, kunnen onbevoegde gebruikers buiten het systeem worden gehouden, terwijl tegelijkertijd een manier wordt geboden om het gebruik van het systeem te controleren om de bron van fouten of discrepanties te identificeren. Robuuste toegangscontrole kan ook dienen om pogingen tot frauduleuze toegang te ontmoedigen.

Fysieke audits van activa

Fysieke audits omvatten het handmatig tellen van contanten en alle fysieke activa die in het boekhoudsysteem worden bijgehouden, zoals inventaris, materialen en gereedschappen. Fysiek tellen kan goed verborgen discrepanties in rekeningsaldi aan het licht brengen door elektronische records helemaal te omzeilen. Contant geld tellen in verkooppunten kan dagelijks of zelfs meerdere keren per dag worden gedaan. Grotere projecten, zoals het handmatig tellen van inventaris, moeten minder vaak worden uitgevoerd, misschien op jaar- of kwartaalbasis.

Gestandaardiseerde financiële documentatie

Het standaardiseren van documenten die worden gebruikt voor financiële transacties, zoals facturen, interne materiaalverzoeken, voorraadontvangsten en reiskostenrapporten, kan helpen om de consistentie in het bijhouden van gegevens in de loop van de tijd te behouden. Het gebruik van standaard documentformaten kan het gemakkelijker maken om eerdere records te bekijken bij het zoeken naar de bron van een discrepantie in het systeem. Een gebrek aan standaardisatie kan ertoe leiden dat items in een dergelijke review over het hoofd worden gezien of verkeerd worden geïnterpreteerd.

Dagelijkse of wekelijkse proefbalansen

Het gebruik van een dubbel boekhoudsysteem verhoogt de betrouwbaarheid door ervoor te zorgen dat de boeken altijd in evenwicht zijn. Toch is het nog steeds mogelijk dat fouten op elk moment een systeem met dubbele invoer uit balans brengen. Het berekenen van dagelijkse of wekelijkse proefbalansen kan regelmatig inzicht geven in de toestand van het systeem, waardoor u afwijkingen zo vroeg mogelijk kunt ontdekken en onderzoeken.

Periodieke afstemmingen in boekhoudsystemen

Incidentele boekhoudkundige afstemmingen kunnen ervoor zorgen dat saldi in uw boekhoudsysteem overeenkomen met saldi op rekeningen van andere entiteiten, waaronder banken, leveranciers en kredietklanten. Een bankafstemming omvat bijvoorbeeld het vergelijken van kassaldi en gegevens van stortingen en ontvangsten tussen uw boekhoudsysteem en bankafschriften. Verschillen tussen dit soort aanvullende rekeningen kunnen fouten of discrepanties in uw eigen rekeningen aan het licht brengen, of de fouten kunnen hun oorsprong hebben bij de andere entiteiten.

Vereisten voor goedkeuringsinstanties

Door van specifieke managers te eisen dat ze bepaalde soorten transacties autoriseren, kan een verantwoordelijkheidslaag aan de boekhouding worden toegevoegd door te bewijzen dat transacties zijn gezien, geanalyseerd en goedgekeurd door de bevoegde autoriteiten. Het vereisen van goedkeuring voor grote betalingen en uitgaven kan bijvoorbeeld voorkomen dat gewetenloze werknemers grote frauduleuze transacties uitvoeren met bedrijfsgelden.