Wat gebeurt er als u de W-2-deadline voor werknemers niet haalt?

Volgens de Internal Revenue Service moeten W-2-formulieren uiterlijk op 31 januari naar werknemers worden verzonden voor formulieren die zijn afgeleid van het vorige kalenderjaar. Hoewel werknemers ze op deze datum misschien niet per post ontvangen, moeten ze op zijn minst op dit punt worden verzonden. Voor bedrijven die dit specifieke protocol niet volgen, kunnen er gevolgen zijn.

Ontevreden werknemers vermijden

Afgezien van eventuele officiële problemen die u mogelijk heeft met de Internal Revenue Service (IRS) omdat u W-2-formulieren niet tijdig hebt verzonden, heeft u mogelijk te maken met een groep zeer ontevreden werknemers, van wie velen waarschijnlijk verwachten een belastingaangifte. Werknemers kunnen niet alleen klachten bij u indienen, maar ook bij de IRS, wat aanleiding kan zijn tot verder onderzoek naar uw bedrijf als er veel klachten over de kwestie worden ingediend.

IRS Fijne beoordeling

De IRS spreidt boetes op basis van hoe laat uw W-2-formulieren zijn ingediend. Een boete van $ 50 per formulier wordt geëvalueerd voor W-2's die binnen 30 dagen na de vervaldatum worden ingediend, tot een maximum van $ 187.500 voor een klein bedrijf. Voor formulieren die vóór 1 augustus maar later dan 30 dagen zijn ingediend, loopt de boete op tot $ 100 per formulier en een maximale boete van $ 536.000. De maximale boete is $ 260 per formulier tot $ 1.072.500 per jaar voor formulieren die na 1 augustus zijn ingediend.

Zorgen voor nauwkeurige formulieren

Behalve dat u de W-2-formulieren op tijd verzendt, moet u er ook voor zorgen dat deze formulieren correct zijn. Volgens de IRS-website, als u een W-2-formulier indient bij de IRS waarin u beweert dat u een bepaalde werknemer een bepaald bedrag heeft betaald en dat niet heeft gedaan, heeft die persoon het recht om u voor schadevergoeding te dagvaarden. Er wordt een boete van $ 530 per formulier zonder maximum opgelegd. Mogelijk moet u ook een boete van $ 5.000 aan schadevergoeding betalen voor het indienen van het valse document en kunt u strafrechtelijk worden vervolgd.

Records en communicatie

Soms, als u uw werknemers tenminste laat weten dat u achterloopt met uw W-2's, maar eraan werkt om ze eruit te krijgen, kan er minder ontevredenheid zijn dan wanneer u helemaal niets zegt. Als u een W-2 voor de deadline verstuurt, maar deze naar u terug laat sturen voor een slecht of oud adres, open hem dan niet en gooi hem niet weg. Zet het in het dossier van de werknemer en bewaar het voor het geval hij u later contacteert voor het formulier; je hebt in ieder geval bewijs dat je het probeerde te verzenden.