Definitie van POS-machine

In sommige bedrijfstakken werken leveranciers volledig op basis van inkooporders of gedetailleerde inkoopcontracten, maar de meeste bedrijven moeten transacties afzonderlijk afrekenen. Afhankelijk van uw branche neemt u mogelijk contant geld, cheques, kaarten of een willekeurige combinatie van alle drie. Een van de meest elementaire behoeften van elk verkoopgericht bedrijf is een manier om verkopen te maken en vast te leggen, en daar is een POS-machine voor.

Wat is een POS-machine?

De volledige betekenis van POS is "verkooppunt", of, met andere woorden, het is waar uw transactie wordt afgerond. De term zelf kan een aantal verschillende interpretaties hebben. In de meest strikte zin betekent het dat de terminal naast de kassa staat voor het verwerken van creditcards en betaalpassen, en eventuele cadeaubonnen die u bij uw bedrijf accepteert. Vaker, als je het over een POS-machine hebt, denk je aan de hele terminal, die een informatief scherm heeft en de mogelijkheid om elk type betaling af te handelen. Er zijn ook veel speciale POS-apparaten, en ze vallen ergens tussen de eenvoudige kaartterminal en een uitgebreid, volledig kassasysteem. Of uw behoeften u nu naar de high-end of de low-end brengen, elke POS-machine moet een aantal van dezelfde basisfuncties uitvoeren.

Basis POS-functies

De originele POS-machine was een eenvoudige kassa. Volgens moderne maatstaven deed het niet veel, maar het hield wel een register bij van elke verkoop die een kassamedewerker had binnengehaald. of er geld was verdwenen. Uw dagelijkse totalen lieten zien of uw verkopen toenamen of daalden, en door het aantal transacties te tellen, kon u de waarde van uw gemiddelde verkoop berekenen. Als u de dollarwaarde van uw startinventaris wist, kunt u ook achteruit werken vanaf uw verkooptotalen om erachter te komen of u geld verliest door inventarisatiediefstal of niet-geregistreerde verkopen. Dit zijn allemaal basis POS-functies, en zelfs de eerste kassa's maakten het een stuk eenvoudiger om een ​​op verkoop gebaseerd bedrijf te runnen.

Met het verstrijken van de jaren werden kassa's een stuk beter in staat. Ze kunnen worden geprogrammeerd om de juiste belastingen aan de verkoopprijs toe te voegen, zodat u ze niet handmatig hoeft uit te rekenen, en ze kunnen ook de belastingbedragen registreren voor boekhoudkundige doeleinden. Ze konden subtotalen per product of productcategorie leveren en uiteindelijk - naarmate computers goedkoper werden en over het algemeen meer beschikbaar werden - werden ze ontworpen voor interactie met geautomatiseerde back-endsoftware. Dat is het punt waarop de traditionele kassa veranderde in een kassasysteem, zoals we de term tegenwoordig gebruiken.

Retail kassasystemen

Een moderne POS-machine voor de detailhandel gaat veel verder dan de basisfuncties van een ouderwetse kassa, zelfs als hij er aan de buitenkant uitziet. Op een voorouderlijke kassa moest u de prijs van elk product handmatig invoeren; nu zijn de prijzen echter voorgeprogrammeerd in het systeem en worden ze uitgelezen door een barcodescanner. Dat vermindert de kans op fouten aanzienlijk en verbetert ook de nauwkeurigheid van uw verkooprapporten. De POS-terminal kan worden ingesteld om uw verkoop van producten en diensten op vrijwel elke manier te volgen en vast te leggen die voor u betekenis heeft, en meestal sluit dit rechtstreeks aan op uw boekhoudsoftware, zodat informatie altijd binnen handbereik is.

De POS-machine zelf kan er nog steeds uitzien als een kassa met een kassalade eronder, een traditioneel toetsenbord en een ingebouwde bonprinter die een rol smal papier gebruikt om de coupons af te drukken. Sommige systemen hebben een andere benadering: ze plaatsen een kleine computer onder de toonbank met de kassalade en gebruiken een computertoetsenbord om gegevens in te voeren die niet afkomstig zijn van de streepjescodescanners. Een andere stijl van POS-machine schrapt het toetsenbord volledig, met behulp van aanraakschermen om de informatie in te voeren. De stijl van de terminal die u gebruikt, is niet echt het belangrijkste. Alle drie deze typen, evenals meer gespecialiseerde niche-terminals, werken gewoon als een front-end voor de software die uw winkel echt beheert.

Transacties zijn slechts het startpunt

Een uitverkoop binnenhalen is het meest fundamentele dat een POS-machine doet, maar daar heb je geen geavanceerde apparatuur voor nodig. Je zou het kunnen doen met een pen en een bonnenboekje, als dat nodig is, en er zijn veel kleine operators die precies dat doen. Het probleem met het handmatig bijhouden van uw transacties is dat het tijdrovend is en de groei van uw bedrijf beperkt. Een modern, geautomatiseerd kassasysteem is ontworpen om uw toegang tot al uw verkoopinformatie te stroomlijnen, voor boekhoudkundige en managementdoeleinden. Dat vermogen om onbewerkte verkoopgegevens om te zetten in iets beheersbaars, is waar u echt voor betaalt.

Gestroomlijnde boekhouding en rapportage

Cashflow is misschien het levensbloed van een bedrijf, maar informatie is het bot en pezen, en dat is waar een goed kassasysteem zal schitteren. Het geeft al uw verkoopinformatie rechtstreeks in handen van uw boekhouders, hetzij door gegevens naar uw boekhoudsysteem te exporteren of - idealiter - door rechtstreeks te integreren in uw boekhoudsoftware. Door de extra stap van gegevensinvoer te elimineren, kunt u sneller rapporteren en wordt een punt omzeild waarop fouten in uw boekhouding kunnen sluipen. Al uw verkoopgegevens zijn elke dag binnen handbereik, vaak up-to-the-second, dus de managementbeslissingen die u neemt, zullen altijd gebaseerd zijn op solide informatie.

Wil je weten welke producten of categorieën het beste verkopen op elke locatie of per afdeling? Welke ploegen, of welke individuele verkopers, zijn verantwoordelijk voor het verplaatsen van het meeste product? Hoeveel klanten hebben geprofiteerd van uw meest recente kortingsbonaanbieding of kwamen binnen voor het product waarvoor u alleen op één bepaalde plaats adverteerde? Uw kassasysteem zou u die dingen moeten vertellen, of het zou moeten kunnen, met minimale aanpassingen.

Eeuwigdurende voorraad

Een ander ding dat een kassasysteem voor u kan doen, en het is een zeer belangrijke, is u te voorzien van actuele informatie over uw voorraadniveaus. De computer registreert uw startvoorraad voor de periode en houdt vervolgens de uitgaande verkopen en binnenkomende bestellingen bij, dus op elk willekeurig moment moet de voorraad die op uw computer wordt weergegeven, up-to-date zijn. Dat heet "eeuwigdurende inventaris" en het is zowel een gemak als een belangrijk beheertool. Als u een nauwkeurige, up-to-date voorraad heeft en een solide projectie van wat uw verkopen in de komende weken of maanden zouden moeten zijn, kunt u slechts zoveel voorraad bestellen als u waarschijnlijk nodig heeft.

Alleen bestellen wat je nodig hebt, wanneer je het nodig hebt - je zult het zien als "just in time" bestellen - kan een echte game-wisselaar zijn. Uw geldmiddelen zijn niet gebonden aan overtollige voorraad, u heeft minder opslagruimte nodig en u zult minder snel verouderde koopwaar markeren om er vanaf te komen.

Beheer van fysieke inventaris

Sommige kassasystemen kunnen u ook helpen met uw fysieke voorraadbeheer. Ze houden uw inkomende producten bij per categorie, fysieke locatie of andere criteria die u belangrijk acht. Wanneer het tijd is om uw fysieke inventaris te tellen en deze vervolgens te vergelijken met de eeuwigdurende inventaris van de computer, kan uw POS u vertellen waar u moet zoeken en hoeveel er in een bepaalde sectie zouden moeten zijn. Als u producten op verschillende locaties hebt opgeslagen en het ene magazijn meer verloren of zoekgeraakte producten toont dan de andere magazijnen, vertelt dit u dat u op die specifieke locatie mogelijk een beveiligings- of diefstalprobleem heeft. Zelfs als dit eenvoudige onzorgvuldigheid blijkt te zijn, is dat nuttige informatie waar u vervolgens naar kunt handelen om ervoor te zorgen dat iedereen dezelfde procedures volgt.

Beheer van klantrelaties

Hoe belangrijk boekhouding en voorraadbeheer ook zijn, een succesvol bedrijf is meer dan het tellen van bonen. Hoe u met uw klanten omgaat en wat u over hen weet, kan uw hoop op groei op de lange termijn maken of breken. Veel kassasystemen houden de aankoopgeschiedenis van uw klanten in de loop van de tijd bij en u kunt een idee krijgen van wie uw beste klanten zijn en welke nieuwe producten hen misschien aanspreken. Zonder de hulp van de computer is het soms gemakkelijk om de niet-flitsende klanten over het hoofd te zien die vaste klanten zijn, maar die niet groot genoeg zijn om gedenkwaardig te zijn, maar toch zijn ze vaak de ruggengraat van uw bedrijf.

Horeca kassasystemen

Kassasystemen zijn niet beperkt tot conventionele op verkoop gebaseerde bedrijven. Ze zijn ook cruciaal in de horeca, waar ze gewend zijn om met nog complexere scenario's om te gaan. In een restaurant moet het systeem bijvoorbeeld de geplaatste bestellingen volgen en kaartjes voor de keukenploeg afdrukken om hen te laten weten wat ze moeten bereiden. Geavanceerde systemen kunnen nog een stap verder gaan en voor elke werkplek in de keuken aparte tickets printen, zodat elke individuele kok een persoonlijke lijst met bestellingen heeft. Het systeem moet ook in staat zijn om fooien, cateringkosten en een verscheidenheid aan andere speciale kosten bij te houden, evenals de gebruikelijke verkoopprijzen en belastingen.

De meest capabele restaurant-kassasystemen kunnen ook het soort hulp bieden bij voorraadbeheer dat retailers leuk vinden. In die gevallen worden de recepten uit het standaardmenu allemaal vooraf in de computer ingevoerd. Als uw klanten op een bepaalde avond 213 bestellingen van uw kenmerkende pesto-garnaalschotel willen, kan het systeem uw voorraadniveaus aanpassen om u te laten zien hoeveel een deukje heeft gemaakt in uw ingrediëntenvoorraad. U weet altijd wanneer en hoeveel u moet bijbestellen.

POS-kaartverwerkingsterminals

Het is leuk om te dromen dat u al deze functies binnen handbereik heeft, maar realistisch gezien heeft niet elk bedrijf een volledig kassasysteem nodig, vooral in het begin. Je zou voorlopig in orde kunnen zijn met een ouderwetse kassa, vooral als je op zoek bent naar een flitsend kassasysteem, waardoor je geld tekort komt voor andere belangrijke dingen, zoals inventaris en salarisadministratie. In dat geval heeft u alleen een kaartverwerkingsautomaat nodig. Iedereen kan contant geld en cheques als betaling accepteren, en deze eenvoudige POS-machines bieden u ook de mogelijkheid om creditcards, betaalpassen en cadeaubonnen te nemen.

In sommige gevallen nemen zelfs geavanceerde kassasystemen de pragmatische beslissing om afzonderlijke kaartverwerkingsterminals te gebruiken. Als u die functie in een monitor of toetsenbord inbouwt, kunt u deze alleen upgraden door de monitor of het toetsenbord te vervangen, wat meestal een kostbare optie is. Met afzonderlijke terminals, wanneer nieuwe technologieën, zoals chipgebaseerde kaarten of tap-to-pay-kaarten, opkomen, hoeft u alleen uw betalingsverwerkingsservice de terminals te laten vervangen of bijwerken.

Terminals voor mobiele kaartverwerking

Er zijn zelfs manieren voor mobiele bedrijven om kaartbetalingen te accepteren, wat erg handig kan zijn als u een ambachtsman bent of een verkoper op de boerenmarkt, of als u een taxi of bezorgbedrijf heeft. Als u bijvoorbeeld een pizzarestaurant heeft, kan het bedrijf dat uw reguliere kaartverwerkingsterminals levert, u waarschijnlijk een mobiele versie op batterijen voor uw bezorgers aanbieden. Die gebruiken gsm-technologie, met een simkaart en mobiele data, zodat je overal betalingen kunt accepteren waar er een mobiel signaal is.

U kunt zelfs een kleine kaartlezer of "dongle" aan uw telefoon of tablet toevoegen, zodat u deze als een eenvoudig POS-apparaat kunt gebruiken. Kaartlezers zijn verkrijgbaar bij een aantal leveranciers en ze accepteren betalingen via services zoals Square en PayPal, maar ook via conventionele serviceproviders.